Googleドライブで共有したのに相手が見られない【アクセス権が必要です】

取引先や印刷会社に、Googleドライブのリンクで資料や写真を送った。すると「開けません」「アクセス権が必要です、と出ます」と返事が来る。もう一度リンクを送っても同じ。相手に何度も確認をお願いするのも気が引けて、結局メールに添付しようとしたら容量オーバーで送れない。そんなところで止まっている人に向けて、共有したファイルが相手に見えない理由と、送る側・受け取る側それぞれで確かめる順番をまとめます。

先に結論

見られない原因のほとんどは、共有の設定（「一般的なアクセス」）が「制限付き」のままリンクだけを送っていることです。
相手の名前で共有しても見られないときは、相手が別のGoogleアカウントでログインしているか、相手のメールアドレスがGoogleアカウントになっていないことが多いです。
だれに見せてもよい資料なら「リンクを知っている全員」、相手を限りたいなら相手のGoogleアカウントのアドレスで共有し、どちらの方法を使うかを先に決めます。

原因：リンクを送ることと、見る許可を出すことは別

Googleドライブのファイルには、それぞれ「だれが開けるか」の設定があります。ファイルのリンク（URL）をコピーして送っても、それは場所を教えただけで、見る許可を出したことにはなりません。許可の出し方は2通りあります。

人を指定して共有する：相手のメールアドレスを入れて共有します。指定された人だけが、そのアドレスのGoogleアカウントでログインして開けます。
リンクで共有する：共有の画面の「一般的なアクセス」を変えます。ここが「制限付き」なら、許可した人しか開けません。「リンクを知っている全員」にすると、リンクを知っている人ならGoogleアカウントにログインしなくても開けます。

新しく作ったファイルは、ふつう「制限付き」になっています。この状態でリンクだけを送ると、相手の画面には「アクセス権が必要です」「権限が必要です」と出ます。これがいちばん多い原因です。

人を指定して共有したのに見られない場合は、相手側のログインの問題を疑います。たとえば、会社のアドレス（info@〜など）で共有したのに、相手のスマホやブラウザは個人のGmailでログインしている。この場合、Googleから見ると別の人なので開けません。Googleのヘルプでも、非公開のファイルは共有されているアカウントでログインする必要があり、複数のアカウントを使っている場合は確認するよう案内されています。

もう1つ、相手のメールアドレスがGoogleアカウントになっていないことがあります。Googleのヘルプによると、共有するには相手がGoogleアカウントを持っている必要があります。会社のアドレスでも、そのアドレスでGoogleアカウントを作っていれば大丈夫です。持っていない場合は、Gmailを作らずに今のアドレスでGoogleアカウントを作るページ（accounts.google.com/signupwithoutgmail）が用意されています。

最後に、送る側か受け取る側が会社や学校で管理されたGoogleアカウント（Google Workspace など）を使っている場合は、管理者が社外との共有やリンクでの共有を制限していることがあります。この場合は設定を変えても共有できないので、社内の管理者に相談するしかありません。

解決の手順：送る側で確かめること

パソコンのブラウザで、Googleドライブを開いて操作する場合です。

共有したいファイルを選んで「共有」を押す：ファイルを右クリックするか、ファイルを選ぶと出る共有のアイコンを押します。共有の画面が開きます。
「一般的なアクセス」を見る：画面の下のほうにあります。「制限付き」と書かれていれば、許可した人しか開けない状態です。
どちらの方法で見せるか決める：
- 写真やチラシのデータなど、だれに見られても困らないもの：「一般的なアクセス」の下向きの矢印を押して「リンクを知っている全員」を選びます。
- 見積書や顧客の情報など、相手を限りたいもの：「制限付き」のまま、上の入力欄に相手のメールアドレスを入れます。
ロール（できること）を選ぶ：見るだけなら「閲覧者」、コメントもしてほしいなら「閲覧者（コメント可）」、中身を直してもらうなら「編集者」を選びます。印刷会社や取引先に渡すだけなら「閲覧者」で足ります。「編集者」は、初期設定ではファイルの削除や共有設定の変更もできる強い権限です。
人を指定した場合は「送信」、リンクの場合は「リンクをコピー」→「完了」：人を指定すると、相手にGoogleから通知のメールが届きます。リンクの場合は、コピーしたリンクをメールやチャットに貼ります。
自分で確かめる：「リンクを知っている全員」にしたなら、ブラウザのシークレットウィンドウ（ログインしていない状態で開ける画面）でリンクを開いてみると、相手と同じ見え方を確かめられます。

スマホのGoogleドライブアプリでは、ファイル名の横の「その他」のアイコン（点が3つ）から「共有」で人を指定できます。リンクの設定を変えるときは、同じ「その他」から「アクセスを管理」を開き、「一般的なアクセス」を選んで範囲を変えます。

フォルダごと共有するときの注意：フォルダを共有すると、中のファイルにもその設定が引き継がれます。Googleのヘルプによると、フォルダの権限よりも低い権限をファイルだけに設定することはできません。見せたくないファイルが混ざっている場合は、そのファイルを別のフォルダに移してから共有します。

受け取る側にお願いすること

人を指定して共有したのに「アクセス権が必要です」と出る場合は、相手に次の順で確かめてもらいます。説明の文面をそのまま送れるようにしておくと、やりとりが1回で済みます。

ログインしているアカウントを確かめる：「権限が必要です」の画面に、いまログインしているアカウントが表示されています。共有したアドレスと違っていれば、その画面のアカウントの切り替えから、共有されたアドレスのアカウントに切り替えてもらいます。スマホのアプリでは、右上のプロフィール写真を押して切り替えます。
それでも開けなければ「アクセス権をリクエスト」を押してもらう：理由を書く欄は空でもかまいません。「リクエストを送信」を押すと、ファイルの持ち主にメールが届きます。
持ち主（送った側）がリクエストに応える：届いたメールには、リクエストした人の名前とアドレス、ファイルのリンクが書かれています。そのアドレスで共有すれば、相手にファイルのリンクがメールで届きます。

リクエストのメールに書かれたアドレスが、こちらが最初に共有したアドレスと違うことがよくあります。それが、相手が実際にログインしているアカウントです。どちらで共有するかは、相手と相談して決めてください。

それでもだめなとき

起きたこと	よくある原因	対処
リンクを送ったのに「アクセス権が必要です」	「一般的なアクセス」が「制限付き」	相手のアドレスで共有するか、「リンクを知っている全員」にする
名前で共有したのに開けない	相手が別のGoogleアカウントでログインしている	相手に、共有したアドレスのアカウントに切り替えてもらう
「Google アカウントとのみ共有できる」という内容のエラーが出る	相手のアドレスがGoogleアカウントでない／組織で共有が制限されている	相手にGoogleアカウントを作ってもらうか、リンクでの共有に切り替える
「リンクを知っている全員」が選べない	会社や学校のアカウントで、管理者が制限している	社内の管理者に相談する
見られるが、ダウンロードや編集ができない	ロールが「閲覧者」になっている／ダウンロードを制限している	必要に応じて「編集者」にするか、ダウンロードの制限を外す

リクエストを送ったのに返事がない場合、Googleのヘルプによると、リクエストが保留中か、通知なしで拒否された可能性があります。受け取る側は、少し時間をおいてファイルをもう一度開いてみてください。送る側は、ファイルの「共有」ボタンの横に点が付いていないかを見ます。Googleのヘルプによると、この点は保留中の共有リクエストがあるしるしです。

「リンクを知っている全員」は便利ですが、リンクが転送されれば、だれでも開ける状態になります。お客さんの名前や住所が入った資料、社外に出す前の見積もりなどは、相手のアドレスを指定して共有するほうが安全です。共有が終わった資料は、「制限付き」に戻すか、共有した相手を外しておきます。